A resposta curta é que pode cobrar, mas pouco, e não pode cobrar por tudo. O custo material da reprodução é repassável; o trabalho de localizar o documento no arquivo não é. Este artigo mostra o parecer do próprio sistema de conselhos que fixou esse critério, a linha entre custo e obstáculo, por que o prontuário eletrônico mudou o jogo, e o teste de uma pergunta que revela se o valor foi calculado ou apenas estipulado.
A resposta curta, e depois a longa
A resposta curta é: pode cobrar, mas pouco, e não pode cobrar por tudo. A instituição pode repassar o custo material da reprodução. Não pode cobrar pelo trabalho de localizar o documento no arquivo, e não pode transformar a cópia em receita.
Isso não é opinião. É a conclusão a que o próprio sistema de conselhos de medicina chegou ao ser consultado sobre uma cobrança concreta.
É vedado ao médico "Negar ao paciente ou, na sua impossibilidade, a seu representante legal, acesso a seu prontuário, deixar de lhe fornecer cópia quando solicitada, bem como deixar de lhe dar explicações necessárias à sua compreensão, salvo quando ocasionarem riscos ao próprio paciente ou a terceiros."
Repare em três coisas que o artigo diz: o direito é de acesso e de cópia; ele alcança o representante legal quando o paciente não pode exercê-lo; e a única ressalva é o risco ao paciente ou a terceiro, não a conveniência da instituição.A consulta perguntava se o hospital podia cobrar pela localização e pelo fornecimento de cópias do prontuário. O parecer distingue as duas coisas: a propriedade física do prontuário é do estabelecimento, e as informações pertencem ao paciente, que tem direito pleno de acesso. Conclui que a instituição pode cobrar pelo fornecimento de cópias, e que os valores devem respeitar proporcionalidade e razoabilidade, cobrindo exclusivamente custos operacionais, sem finalidade de lucro, não se admitindo taxa pela busca em arquivo.
Fonte: parecer publicado no sistema de normas do Conselho Federal de Medicina. É parecer de conselho regional, portanto orientação, e não resolução de alcance nacional. Ainda assim é o parâmetro escrito mais claro que existe sobre o tema.Como este artigo foi feito. Ele se apoia em norma e em decisões identificadas pelo número, para que o leitor tenha uma síntese sistemática e verificável.
A linha entre custo e obstáculo
| Cobrança | Sustenta? |
|---|---|
| Valor por página, próximo do custo de reprografia | Sim. É o custo material, e é o que o parecer autoriza |
| Custo de mídia, quando a entrega é digital em dispositivo fornecido pela instituição | Sim, pelo mesmo fundamento |
| Taxa de localização, de busca em arquivo ou de abertura de processo | Não. O parecer é expresso ao excluir a cobrança pela busca |
| Valor fixo alto, independente do número de páginas | Não, porque perde relação com o custo e vira obstáculo ao direito |
| Cobrança por cópia digital enviada por e-mail, sem mídia física | Difícil sustentar: sem custo material, não há o que repassar |
| Cobrança para entregar mais rápido | Não. Prioridade paga converte prazo em mercadoria e o direito em produto |
O teste que resolve quase todos os casos. Pergunte quanto custa por página e quantas páginas tem o prontuário. Se a instituição não sabe responder nenhuma das duas, o valor não foi calculado sobre custo: foi estipulado. Cobrança que não se decompõe em custo é cobrança que não se sustenta, e pedir essa decomposição por escrito costuma resolver sem mais nada.
A cópia digital mudou o jogo
A Lei 13.787/2018 autorizou a digitalização e a eliminação do papel, e a Resolução CFM nº 1.821/2007 fixou as normas técnicas para isso. A consequência prática é grande: no prontuário eletrônico, o custo de fornecer cópia tende a zero, porque não há reprografia, não há deslocamento de caixa no arquivo morto e não há tempo de funcionário procurando pasta.
O prontuário arquivado em meio óptico, microfilmado ou digitalizado tem guarda permanente. Para o prontuário em papel não digitalizado, o prazo mínimo de preservação é de 20 anos a partir do último registro.
Esse prazo é a razão pela qual vale pedir o prontuário mesmo anos depois do atendimento. A digitalização, autorizada pela Lei 13.787/2018 e por esta resolução, tornou a alegação de descarte muito mais difícil de sustentar.Por isso, em instituição que trabalha com prontuário eletrônico, a cobrança por cópia é cada vez mais difícil de justificar. Quando ela aparece com valor alto, o pedido correto é simples: que a instituição demonstre o custo que está repassando.
O que fazer diante de uma cobrança abusiva
- Peça o valor por escrito, com a decomposição: quanto por página, quantas páginas, o que mais está incluído;
- Pergunte se há versão eletrônica e solicite a entrega em arquivo, que elimina o custo de reprodução;
- Registre o pedido e a resposta com protocolo e data. Cobrança abusiva documentada é recusa documentada, com outro nome;
- Pague e guarde o recibo, se o valor for baixo e o documento for urgente. Discutir vinte reais por três semanas raramente é bom negócio;
- Reclame no Conselho Regional de Medicina e no órgão de defesa do consumidor quando o valor for desproporcional, anexando a resposta escrita da instituição.
Veja neste outro artigo: O que fazer quando o hospital nega o prontuário
Os pontos fracos, ditos por nós
O primeiro, e é o principal: o parâmetro central deste artigo é parecer de conselho regional, não resolução nacional nem lei. Ele é orientação qualificada e o texto mais claro disponível, e não é norma que obrigue diretamente um hospital em outro estado. Quem o citar como se fosse resolução está exagerando o alcance.
O segundo: nenhuma norma fixa um valor, nem um teto. A discussão é de proporcionalidade, e proporcionalidade se argumenta, não se calcula. O instrumento prático é exigir a decomposição do custo, porque é ela que revela se houve cálculo ou arbítrio.
O terceiro: a cobrança, ainda quando abusiva, raramente justifica por si uma ação. O valor em discussão é pequeno e o custo de litigar é maior. Ela vale muito mais como elemento, somada à demora e à entrega parcial, do que como pedido autônomo.
Oito artigos sobre os seus direitos dentro do hospital
Quase tudo o que se decide na porta do hospital está em norma escrita, e quase ninguém a conhece. Estes oito artigos cobrem o que o paciente e a família podem exigir antes de existir qualquer processo. A tabela é o mapa do conjunto.
| Artigo | O que ele resolve |
|---|---|
| Quem pode ver o prontuário | O direito é de acesso e de cópia, e alcança o representante legal e, na morte, a família |
| O hospital nega o prontuário | A recusa é infração ética e vira prova contra quem recusa, no processo |
| A cobrança pela cópia | Pode cobrar o custo, não pode cobrar pela busca no arquivo nem lucrar com a cópia |
| O direito a acompanhante | Cinco normas diferentes, e a de 2023 ampliou o direito de consulta a procedimento |
| Gravar a consulta | Gravar a própria conversa é lícito. Divulgar é outra coisa, e tem limite |
| Cheque-caução na emergência | É crime desde 2012, com pena e com dever de afixar cartaz |
| Recusa e abandono | O médico pode renunciar ao atendimento, e há três condições cumulativas para isso |
| Quem decide pelo paciente | Representante legal, diretiva antecipada e a ressalva do iminente risco de morte |
Perguntas frequentes
O hospital pode cobrar pela cópia do prontuário?
Pode cobrar o custo material da reprodução. O Parecer CRM-SC nº 15/2020 conclui que os valores devem respeitar proporcionalidade e razoabilidade, cobrindo exclusivamente custos operacionais, sem finalidade de lucro, e é expresso ao excluir a cobrança pela busca do documento no arquivo.
Existe um valor máximo definido em lei?
Não. Nenhuma norma fixa valor ou teto. O critério é a proporcionalidade em relação ao custo real, e o modo prático de testá-la é pedir a decomposição por escrito: quanto por página, quantas páginas, o que mais está incluído. Valor que não se decompõe em custo não foi calculado.
Se o prontuário é eletrônico, ainda pode haver cobrança?
Fica muito mais difícil justificar. Sem reprografia e sem busca em arquivo físico, o custo tende a zero, e o que se repassaria seria apenas a mídia, quando a instituição fornece dispositivo. Pedir a entrega em arquivo digital costuma eliminar a discussão.
Posso me recusar a pagar e exigir a cópia?
O direito de acesso não depende de pagamento, e o custo material pode ser repassado. Na prática, se o valor é baixo e o documento é urgente, pagar e guardar o recibo costuma ser melhor do que discutir. Se o valor é desproporcional, o caminho é pedir a decomposição por escrito e registrar a resposta.
O hospital pode cobrar mais para entregar rápido?
Não se sustenta. Prioridade paga transforma o prazo em mercadoria e o direito de acesso em produto, o que é incompatível com a natureza do direito envolvido e com o critério de repasse de custo operacional.
E se a cobrança vier junto com demora e entrega parcial?
Aí o conjunto vale mais do que cada peça. Cobrança desproporcional, prazo alongado e entrega apenas do resumo de alta, documentados com protocolo e data, formam um quadro de resistência à entrega, e é esse quadro que tem peso no processo, não o valor cobrado isoladamente.
Em resumo
Pode cobrar o custo, não pode cobrar pela busca. O Parecer CRM-SC nº 15/2020 separa a propriedade física do prontuário, que é do estabelecimento, das informações, que são do paciente, e conclui que a cobrança é admitida desde que respeite proporcionalidade e razoabilidade, cobrindo exclusivamente custos operacionais, sem finalidade de lucro e sem taxa de localização. Não há valor nem teto em norma, e o teste prático é exigir a decomposição por escrito: quanto por página e quantas páginas. Com a digitalização autorizada pela Lei 13.787/2018 e pela Resolução CFM nº 1.821/2007, o custo de fornecer cópia tende a zero, e a cobrança alta fica cada vez mais difícil de justificar. Cobrança abusiva raramente justifica ação por si, e vale como elemento somado à demora e à entrega parcial.